Sobre la Naturaleza de la Teoría de la Gestión Documental

Michael Buckland

School of Information Management and Systems, Universidad de California, Berkeley, CA 94720-4600

Esta ponencia fue presentada en la 35ª Conferencia Anual de la Association of Records Management and Administrators y publicada en Proceedings (Prairie village, KS: ARMA, 1990), 801-813, y reimpresa con algunos cambios menores en American Archivist, vol 57 (primavera 1994): 3346-351. Esta versión puede diferir ligeramente de las versiones publicadas.

Resumen: La teoría se define como una visión o descripción de la naturaleza de algo. Se examina la naturaleza de la teoría relacionada con la teoría de la gestión de documentos de archivo, incluyendo la recuperación de información, el ciclo de vida de los documentos de archivo y la política de información. La teoría de la gestión documental no debe considerarse de forma aislada y no tiene por qué ser exclusiva de la gestión documental. Se esbozan, con ejemplos, los contextos funcionales, profesionales y educativos de la teoría de la gestión documental.

Introducción

Existen diversas opiniones sobre la teoría de la gestión documental:

1. Que existe una teoría bien definida y establecida que rige la práctica de la gestión de archivos;
2. Que no existe una teoría que guíe la práctica de la gestión de archivos;
3. Que existen varias teorías que sustentan la práctica de la gestión documental, pero pertenecen a disciplinas o ciencias afines y se utilizan siempre que se manifiesta la necesidad de una acción basada en principios.

En este documento, argumentaremos que ninguna de las anteriores es correcta. En su lugar, sugerimos que (i) existe un cuerpo de teoría de la gestión documental que aún no ha sido bien formulado; (ii) partes de esta teoría son y serán cada vez más compartidas con otros campos; y (iii) gran parte de ella es, quizás, aún no debidamente reconocida como teoría. Pero primero tenemos que aclarar nuestros términos. En concreto, antes de abordar la pregunta "¿Existe una teoría de la gestión documental?" o, mejor, "¿Qué es la teoría de la gestión documental?", es necesario abordar la pregunta previa "¿Qué es la teoría?" si no queremos perder el tiempo.

¿Qué es la "teoría"?

El significado original y el sentido subyacente de la palabra "teoría" es una visión o perspectiva de algo. En sus orígenes, la palabra "teoría" está relacionada con la palabra "teatro" (Oxford English Dictionary 1989, v. 7, p. 902). En términos más generales, teoría es la visión o descripción que alguien tiene de la naturaleza de algo. En este sentido general hay teoría de cualquier cosa cuya naturaleza se pueda describir.

Uno de los problemas es que la discusión inteligente de la teoría en la mayoría de las áreas se ha visto desviada por el gran prestigio social de las ciencias matemáticas y experimentales, especialmente desde la Segunda Guerra Mundial. La lógica y la física son inusuales en el sentido de que si uno tiene una opinión sobre la naturaleza de algún aspecto de ellas, generalmente puede expresar su punto de vista (su teoría) de tal manera que pueda ser probada experimentalmente y, tal vez, se descubra que es inadecuada. Encontrar pruebas que apoyen las teorías es relativamente fácil y de utilidad limitada. El esfuerzo de buena fe por refutar las teorías es básico para progresar. Por lo tanto, en estas disciplinas se suele esperar que las teorías puedan enunciarse de forma rigurosa y que puedan ponerse a prueba tratando de refutarlas. (Normalmente, una teoría es una hipótesis o combinación de hipótesis que ha resistido algunas pruebas).

Por desgracia, la gente ha asumido que las actividades que no son ciencias "duras" también deben utilizar el mismo sentido restringido y especializado de teoría. Cuando buscan este tipo de teoría rigurosa y de refutación en el desordenado mundo de las actividades humanas, como la prestación y el uso de servicios de información, no encuentran ninguna -¡como era de esperar!- y esta estrecha idea preconcebida con la teoría rigurosa y formal les disuade de fijarse en la teoría adecuada al tema. (Para un ejemplo de búsqueda infructuosa y mal formulada de teoría, véase Boyce y Kraft 1985). Aristóteles lo sabía mejor: "Es una marca del hombre educado y una prueba de su cultura que en cada tema busque sólo tanta precisión como permita su naturaleza". (Aristóteles 1955, 27-28)

No debería existir una dicotomía rígida entre "teoría" y "práctica", ya que en ambas subyace una cierta visión de lo que está en juego (en realidad, teoría). No obstante, el profesional reflexivo de la gestión documental, al igual que en otros campos útiles, se enfrenta por lo general a la disyuntiva de elegir entre una teoría formal, rigurosa y "respetable", que parece divorciada de las desordenadas realidades cotidianas, y una "teoría" menos formal que refleja, más o menos, la desordenada realidad que se encuentra en la práctica, pero que no se parece mucho a la teoría (Schon 1983, 42-45). El reto para los reflexivos, y especialmente para los académicos, es tratar de salvar la distancia: Elaborar teorías formales que sean más realistas y desarrollar puntos de vista realistas que se enmarquen en términos de principios generales.

¿Hasta qué punto es trivial la gestión de archivos?

Una vez que nos alejamos del absurdo de suponer que la teoría de la gestión de archivos debe tener las características de la teoría de una ciencia formal, la cuestión cambia de si existe una teoría a sobre qué estamos teorizando. Dicho más claramente: ¿Hasta qué punto es trivial o compleja la gestión documental?

Si consideráramos que la gestión documental consiste únicamente en numerar, archivar, buscar y volver a archivar trozos de papel, entonces nuestra visión de la misma -nuestra teoría- también sería bastante trivial. Por muy valiosa que sea esa actividad desde el punto de vista económico, es probable que la teoría no sea muy interesante.

Pero si consideramos la gestión documental como la gestión del acceso a los documentos de trabajo de una organización, entonces surgen algunos aspectos más complejos de los que mencionaré tres ejemplos:

1. Recuperación de información. Buscar la orden de compra nº 1234 es sencillo, basta con buscar su ubicación y transportarla físicamente. Pero, ¿cómo identificar qué registros existen que satisfagan alguna necesidad mal definida? ¿Qué pasa con todos los documentos relacionados con las actividades de una empresa que podrían interpretarse como prueba de discriminación? ¿Cómo encuentra una universidad los documentos que podrían demostrar sus contribuciones al bienestar de la industria local?

La recuperación de información puede incluir hasta tres funciones: (i) obtener físicamente una copia de un documento; (ii) localizar dónde se encuentra actualmente algún documento conocido; e (iii) identificar qué documentos, si los hay, se ajustan a alguna descripción. Las series de documentos están bien definidas, pero es probable que se necesiten más. Se entra en el amplio y complejo campo de la indización, la clasificación, los tesauros, los diccionarios de datos, etc.

2. El ciclo de vida de los registros. Cualquier tipo de servicio de gestión documental puede ser más eficaz y rentable si el gestor se implica en el ciclo de vida completo de los documentos de archivo. Pero la implicación en el ciclo completo conlleva la participación en una amplia variedad de cuestiones: diseño y gestión de formularios, factores humanos y flujo de trabajo, calendarios de conservación y valoración para la retención archivística, tecnología de la información y protección de registros vitales.

3. Política de información. ¿Qué (y quién) determina quién debe y quién no debe tener acceso a los documentos de archivo? Se trata de cuestiones jurídicas y éticas derivadas de la legislación sobre libertad de información y privacidad, secretos comerciales, etcétera. Estas cuestiones son complicadas, contradictorias y de gran importancia, sobre todo para la gestión de archivos en el sector público. Por ejemplo, ¿debe el público tener acceso a algunos o todos los expedientes personales de los funcionarios públicos o tienen prioridad los derechos a la intimidad de dichos funcionarios? ¿Cuándo y por qué motivos pueden mantenerse confidenciales los borradores de documentos de trabajo?

Estos tres ejemplos (recuperación de la información, diseño del ciclo de vida de los documentos de archivo y políticas de información) bastan para indicar que, si se considera que la gestión de documentos de archivo tiene que ver en general con el acceso a los documentos de trabajo de una organización, es difícil no ver la naturaleza del campo como práctica y conceptualmente complicada, como real o potencialmente rica en teorías de un tipo u otro.

La ciencia del avestruz: o ¿qué tiene de particular la gestión documental?

Otro problema de la teoría en la práctica profesional es el deseo de identificar una teoría o ciencia que sea exclusiva de esa ocupación. También esto es imprudente.

Las cuestiones y principios sobre quién debe tener acceso a los documentos de archivo son tanto una cuestión legal como de gestión documental. El concepto de ciclo de vida es común tanto a los archivos como a la gestión documental. Los esquemas de indexación y clasificación también conciernen a la biblioteconomía, la museología, la gestión de bases de datos y otros ámbitos. ¿Es importante? Sí, tiene una importancia positiva porque es beneficioso que otros grupos profesionales también tengan interés en abordar los mismos problemas o problemas relacionados. Lo que se necesita es comunicación y colaboración, no un aislamiento profesional autoimpuesto.

Yo no consideraría que facilitar el acceso a los archivos de una organización carezca de importancia o sea fácil. El prestigio y el respeto vienen de hacer bien una tarea difícil e importante, no de insistir en que uno no es archivero, ni bibliotecario, ni lo que sea. Definir el ámbito de la gestión de documentos de archivo implica también definir qué tipo de teoría sería pertinente. Cuantas más ideas puedan derivarse de otros campos, mejor será el servicio de gestión documental.

Pensemos en un científico que estudia un avestruz. Sin duda, el estudio de los avestruces requiere mucha teoría. Sin embargo, dudo que sea algo exclusivo de los avestruces. Más bien deberíamos esperar formas variantes o casos especiales de teorías también relevantes para otras aves y/u otros animales del mismo hábitat. Uno puede ser un científico del avestruz, pero desconfíe de quien insista en que existe una Ciencia del Avestruz que de algún modo está separada y es independiente de otras disciplinas. Puede que alguien tenga la cabeza en la arena.

Contextos teóricos de la teoría de la gestión documental.

Por "contexto teórico" entendemos un ámbito teórico más amplio en el que encaja la teoría de la gestión documental. Puede haber muchos contextos teóricos. Mencionaremos sólo tres.

1. Contexto funcional. La gestión documental está al servicio de una empresa u otra organización. Por tanto, la misión de un servicio de gestión documental debe estar relacionada con la misión de la organización en su conjunto y apoyarla. La función del programa de gestión documental debe articularse con las funciones de otras partes de la organización: las funciones, necesidades y actividades de los empleados que necesitan acceder a los documentos de archivo; las funciones de otros programas relacionados con la información, como los sistemas de gestión de la información, el procesamiento de datos, la biblioteca y los archivos. En otras palabras, es probable que la teoría de la gestión documental resulte estéril o incompleta si no se relaciona con una visión de la organización en su conjunto. Se trata de algo más que curiosidad académica. Si vamos a afirmar que el papel de la gestión documental es importante, entonces necesitamos tener puntos de vista sobre cómo un buen programa de gestión documental contribuye y apoya la eficacia de la organización.

2. Contexto profesional. La gestión documental puede considerarse un miembro de una familia de sistemas de información basados en la recuperación. No es lo mismo un italiano que un británico, pero ambos son europeos y comparten algunas cosas en común como europeos. Los archivos, las bibliotecas, los programas de gestión documental y las bases de datos corporativas no son lo mismo, pero todos ellos son servicios de información basados en la recuperación y, por tanto, tienen algunas características en común, así como diferencias que los hacen singularmente distintos (Buckland 1982, 1991).

Considerar la gestión documental como miembro de una familia de sistemas de información basados en la recuperación no es algo nuevo. Este punto de vista se adoptó en el movimiento de la "Documentación" a principios de este siglo, especialmente en los escritos de Paul Otlet (1868-1944) (Rayward 1976, 1986). Lo que hoy llamamos gestión de archivos, Otlet lo denominaba "documentación administrativa" y lo consideraba una especialidad importante de la administración. También incluía en la documentación administrativa lo que hoy llamamos Sistemas de Información de Gestión. Otlet escribió varios artículos sobre el tema y sus ideas se aplicaron de forma limitada en Europa (Otlet 1923, 1930, 1934, 350-55; Rayward 1976, 160, 184).

Otlet consideraba que los archivos, la bibliografía, las bibliotecas, los museos y la gestión documental formaban parte del amplio campo de la "Documentación" o "Documentación General" o, como diríamos hoy en día, de la gestión de los recursos de información. En 1923 escribió, un tanto prematuramente, que la documentación administrativa era una rama de la "documentación general", que nacía de la convergencia y luego la fusión de la bibliografía, la administración de archivos e incluso la museología (Otlet 1923, 13).

Otlet fue una figura importante en su época, pero en la actualidad es poco conocido. Sus escritos sólo empiezan a aparecer ahora en inglés (Otlet 1990). Sin embargo, la idea de que la gestión de documentos de archivo (y otros tipos de servicios de información) puede resultar beneficiosa desde el punto de vista teórico y práctico como parte de una familia de profesiones relacionadas con la información y de adoptar un enfoque comparativo ha recibido atención recientemente en Norteamérica (Seibell 1987; Pemberton & Prentice 1990; Buckland, 1991).

3. Contexto intelectual. Otro tipo de contexto es el que podría denominarse "contexto intelectual". ¿De dónde proceden las ideas sobre gestión de archivos y adónde han ido a parar? Dos ejemplos pueden ilustrar este punto. Una de las fuentes de las ideas sobre gestión documental es la teoría archivística. Posner (1940) se burlaba de los archiveros por su afición a buscar sus raíces en la antigua Asiria. Tal vez esa antigua actividad archivística se describa con más precisión como gestión de documentos de archivo antiguos (Walker 1989). El profesor Duranti ha resumido recientemente ese aspecto de la ascendencia intelectual de los gestores de documentos (Duranti 1989).

En la otra dirección, es menos conocido que las ideas actuales de moda en informática sobre el hipertexto y los hipermedios tienen parte de sus raíces en la gestión de documentos de archivo. Una inspiración importante en ese campo ha sido el ensayo visionario "As we may think" de Vannevar Bush (1945). Esta fantasía, redactada en 1939, se basaba en su experiencia con un proyecto financiado por Eastman Kodak y National Cash Register para desarrollar un método más rápido de recuperación de registros comerciales microfilmados utilizando una máquina conocida como "selector rápido". Los selectores rápidos eran básicamente una versión preinformática de la recuperación asistida por ordenador (CAR) en la que las entradas del índice se registraban como patrones en el propio microfilm junto a las imágenes de los documentos. Las entradas del índice se buscaban utilizando una célula fotoeléctrica para detectar coincidencias entre el patrón de índice buscado y los patrones de índice del microfilm. La tecnología del selector rápido fue desarrollada inicialmente a finales de la década de 1920 por Zeiss Ikon en Alemania y más tarde, de los años 30 a los 60, en EE.UU., normalmente para ayudar a localizar y recuperar registros corporativos microfilmados o informes técnicos (Goldberg, 1992; Buckland, 1992; Alexander & Rose, 1964; Stevens, 1968).

Comparación

No se llega muy lejos intentando definir y describir las cosas en sus propios términos. La comparación es la actividad intelectual más básica. Comparar la naturaleza de la gestión documental con otras cosas es una condición necesaria para progresar en el desarrollo de una visión -una teoría- de la gestión documental. Para comprender mejor la gestión de documentos de archivo debemos prestar más atención a la comparación de la gestión de documentos de archivo con otras actividades afines. Sólo mediante un conocimiento profundo de las semejanzas y desemejanzas podemos esperar desarrollar una comprensión profunda de la naturaleza -una teoría- de la gestión de archivos.

Resumen

1. Una teoría es una visión de la naturaleza de algo.
2. La teoría no debe ser más formal de lo que permita la naturaleza de los fenómenos que debe describir. Las teorías excesivamente formalizadas dejan de describir la realidad de forma útil.
3. Cualquier visión de la gestión documental como algo más que el archivo y la búsqueda de documentos proporcionará una base para una teoría no trivial.
4. Es probable que pocas partes de la teoría de la gestión de archivos sean exclusivas de la gestión de archivos, aunque sí lo serán su aplicación detallada y su combinación global. La teoría compartida es ventajosa porque significa que otros comparten la motivación de buscar una mejor comprensión.
5. La gestión documental puede considerarse en relación con diferentes contextos, por ejemplo, funcional, profesional, intelectual. Cada uno de estos contextos más amplios genera un cuerpo teórico o una oportunidad para desarrollarlo.

Referencias

Alexander, S. N. and F. C. Rose. 1964. The Current Status of Graphic Storage Techniques: Their Potential Application to Library Mechanization. In: Libraries and Automation. Proceeding of the Conference on Libraries and Automation, Warrenton, 1963, ed. by B. E. Markuson. (Washington, DC: Library of Congress, 1964), 111-140.

Aristotle. 1955. The Ethics of Aristotle: The Nichomachean Ethics Translated. (Harmondsworth, UK: Penguin).

Boyce, Bert R. and Donald H. Kraft. 1985. Principles and Theories in Information Science. Annual Review of Information Science and Technology 20:153-78.

Buckland, Michael. 1982. Records Management in its Intellectual Context: Experience at Berkeley. ARMA Quarterly 16:26-28, 30.

Buckland, Michael. 1991. Information and Information Systems. (New York: Praeger).

Buckland, Michael. 1992. Emanuel Goldberg, Electronic Document Retrieval, and Vannevar Bush's Memex. Journal of the American Society for Information Science 43 (May 1992): 284-294.

Bush, Vannevar. 1945. As We may Think. Atlantic Monthly 176:101-106.

Duranti, L. 1989. The Odyssey of Records Management. ARMA Quarterly 23, no. 3 (July 1989): 3-11 and no. 4 (Oct. 1989):3-11.

Goldberg, Emanuel. 1932, 1992. The Retrieval Problem in Photography (1932). Transl. and notes by M. Buckland. Journal of the American Society for Information Science 43 (May 1992): 295-298.

Otlet, Paul. 1923. Manuel de documentation administrative. (IIB publ. 137). (Brussels: Institut International de Bibliographie).

Otlet, Paul. 1930. Sur les possibilités pour les entités administratives d'avoir à tout moment leur situation présentée documentairement. (IIB Publ. 162). (Brussels: Institut International de Bibliographie).

Otlet, Paul. 1934. Traité de documentation. (Brussels: Editiones Mundaneum, 1934. Reprinted Liège, Belgium: Centre de Lecture Publique de la Communauté Française, 1989).

Otlet, Paul. 1990. International Organization and Dissemination of Knowledge: Selected Essays. Transl. and ed. by W. B. Rayward. (FID 684). (Amsterdam: Elsevier).

Oxford English Dictionary. 1989. 2nd ed. (Oxford: Clarendon Press), v. 7, p. 902.

Pemberton, J. Michael and Ann Prentice, eds. 1990. Information Science: The Interdisciplinary Context. (New York: Neal-Schuman).

Posner, E. 1940. Some Aspects of Archival Development since the French Revolution. American Archivist 3 (July 1940):159-172. Reprinted in M. F. Daniels and T. Walch, eds. 1984. A Modern Archives Reader. (Washington, DC: National Archives and Records Service), 3-14.

Rayward,W. Boyd. 1976. The Universe of Information: The Work of Paul Otlet for Documentation and International Organization. (FID 520). (Moscow: VINITI).

Rayward, W. Boyd. 1986. Otlet, Paul-Marie-Ghislain. In: ALA World Encyclopedia of Library and Information Sciences. 2nd ed. (Chicago: American Library Association), 626-28.

Schon, Donald A. 1983. The Reflective Practitioner: How Professionals Think in Action. (New York: Basic Books), 42-45.

Seibell, C. S. 1987. Records Management in its Intellectual Context. Records Management Quarterly 21:3-14, 42 & 49.

Stevens, G. W. W. 1968. Microphotography: Photography and Photofabrication at Extreme Resolution. 2nd ed. (New York: Wiley).

Walker, B. 1989. Records Managers and Archivists: A Survey of Roles. Records Management Quarterly 23 (1989):18-20, 45 & 49.

Original article: people.ischool.berkeley.edu/~buckland/rmtheory.html